نکاتی برای برنامه‌‌ریزی رویدادها هنگام انتخاب تالار پذیرایی

مسلما برای برنامه‌ریزی رویدادها و برگزاری مراسم باید تصمیمات مهمی گرفت؛ یکی از این تصمیمات مهم که می‌تواند بر تصمیمات دیگر تاثیر بگذارد انتخاب تالار پذیرایی است. هر چند این مورد در نگاه اول کار ساده‌ای به نظر می‎آید، اما انتخاب تالار پذیرایی مناسب چالش‌های خاص خود را دارد. برای داشتن انتخابی موفق باید فاکتورها و ریزه‌کاری‌های زیادی را در نظر بگیرید. به همین علت در این مطلب قصد داریم به ده نکته‌ای که باید هنگام انتخاب تالار پذیرایی به آن‌ها دقت کنید اشاره کنیم. زمان انتخاب تالار پذیرایی این ده نکته را به خاطر داشته باشید.

اولین چیزی که باید هنگام انتخاب تالار پذیرایی مد نظر قرار دهید نوع مراسمی است که قصد برگزاری آن را دارید. انواع خاصی از مراسم مانند نشست مطبوعاتی، دیدار با سهام داران شرکت، نشست هیات مدیره و جلسات رسمی از این دست مستلزم تالار پذیرایی متفاوتی به نسبت جشن‌ها و مراسم غیر رسمی است. با درنظر گرفتن نوع مراسم جنبه‌هایی مانند دکوراسیون، نورپردازی و مساحت می‌توانند در انتخاب تالار پذیرایی مناسب بسیار مهم باشند.

شاید کمتر کسی باشد که هنگام انتخاب تالار پذیرایی این فاکتور مهم را نادیده بگیرند. موفقیت مراسم تا حد زیادی می‌تواند تحت شعاع میزان ظرفیت تالار پذیرایی قرار بگیرید. اگر تالار پذیرایی خیلی کوچک باشد، ازدحام شرکت کنندگان باعث ناراحتی و آشفتگی می‌شود. در این شرایط ممکن است دیگر قادر نباشید آن‌چه را که می‌خواهید به نحوه احسنت عرضه کنید. از سوی دیگر اگر تالار پذیرایی بیش از حد بزرگ باشد باعث حواس پرتی و بی توجهی شرکت کنندگان می‌شود. بنابراین قبل از انتخاب تالار تعداد شرکت کنندگان احتمالی را تخمین بزنید و متناسب با آن نسبت به رزرو تالار اقدام کنید.

شاید مکان مناسب تالار پذیرایی برای برگزاری مراسم در مناطق شهری باشد، اما باید از راحتی دسترسی به آن برای شرکت کنندگان مطمئن شوید. اگر مکان تالار پذیرایی در داخل شهر است، باید ببینید که شرکت کنندگان چه گزینه‌های حمل و نقلی برای دسترسی به آن دارند. آیا تالار پذیرایی دارای پارکینک اختصاصی است یا فاصله‌ی نزدیک‌ترین پارکینگ تا تالار پذیرایی چقدر است؟ با صرف اندک زمانی می‌توانید تمام این اطلاعات را کسب کنید و با انتخاب بهترین گزینه برای برگزاری مراسم رضایت شرکت کنندگان را جلب کنید.

متاسفانه وقتی نوبت به برگزاری مراسم می‌رسد بودجه ته می‌کشد. در این شرایط باید بسیار صرفه جویانه عمل کرد. قبل از هر کاری باید لیستی از هزینه‌های مرتبط با مراسم را با جزئیات کامل تهیه کنید. لیست باید شامل هزینه‌های اجاره‌ی تالار پذیرایی، غذا و نوشیدنی، اجاره‌ی ظروف و تجهیزات، استخدام خدمه نظافتی و دیگر هزینه‌ها باشد. در ضمن اگر از نظر بودجه در مضیغه هستید، بهتر است ابتدا لیستی از تالارهای پذیرایی مناسب را تهیه کنید و سپس به بررسی اجاره بهای درخواستی آن‌ها بپردازید. حتما از قدرت چانه زنی خود برای گرفتن تخفیف استفاده کنید.

ابتدا باید ببینید که تالار پذیرایی مورد نظرتان دارای آشپزخانه است و خدمات تهیه غذا و نوشیدنی را ارائه می‌دهد یا نه. اگر تالار پذیرایی دارای آشپزخانه باشد کار شما به نسبت راحت‌تر خواهد بود. اغلب تالارهای پذیرایی که آشپزخانه ندارند با یک یا چند رستوران همکاری دارند. شما می‌توانید از آن‌ها برای تدارک غذا و نوشیدنی استفاده کنید. در صورتی که رستوران خاصی مد نظرتان است، باید مطمئن شوید که تالار پذیرایی برای این‌کار هزینه اضافی از شما دریافت نخواهد کرد.

دکوراسیون تالار پذیرایی می‌تواند در ایجاد فضایی دلنشین و آرامش‌بخش نقش بسیار مهمی دارد. دکوراسیون تالار پذیرایی باید با مضمون و هدف مراسم تناسب داشته باشد. دکوراسیون و فضای تالار پذیرایی در میزان تاثیر پذیری شرکت کنندگان اهمیت بسزایی دارد. اگر از دکوراسیون تالار پذیرایی سر در نمی‌آورید بهتر از از طراحان دکوراسیون کمک بگیرید تا تالار را مطابق با نوع مراسم و هدف‌تان تزیین کنند.

چیدمان میز و صندلی و دیگر تجهیزات نیز همانند دکوراسیون در ایجاد حس و حال ایده آل مراسم نقش مهمی دارد. این اهمیت در مراسم‌های رسمی که نیاز به حضور سخنرانان بر روی صحنه می‌باشد به وضوح دیده می‌شود.

لیستی از تجهیزاتی که برای برگزاری مراسم به آن‌ها نیاز دارید تهیه کنید. لیست می‌تواند شامل تجهیزاتی مانند میز و صندلی، ظروف غذا خوری، تزیینات، تجهیزات پخش موسیقی، تجهیزات نورپردازی باشد. در ابتدا باید با مدیریت تالار پذیرایی در خصوص تجهیراتی که می‌توانند در اختیارتان بگذارند صحبت کنید. اگر لازم بود تا تجهیزاتی را اجاره کنید بهتر است از تالار پذیرایی در این رابطه مشورت بگیرید. اغلب تالارهای پذیرایی با شرکت‌های اجاره تجهیزات همکاری دارند.

اغلب افراد این ویژگی مهم تالار پذیرایی را نادیده می‌گیرند، اما اگر از مزایای آکوستیک بودن تالار پذیرایی آگاه شوید مطمئنا آن را در لیست اولویت‌های خود قرار می‌دهید. یکی از مشکلات رایج مراسمی که در آن از تجهیزات صوتی و تصویری می‌شود ، گوش خراش بودن صدای موسیقی و بلندگوها است. این مسئله بدلیل آن است که تالار پذیرایی آکوستیک نیست. اگر تالار پذیرایی آکوستیک باشد صدا یکنواخت منتقل می‌شود.

قبل از انعقاد قرارداد، قوانین و ضوابط تالار پذیرایی را به خوبی مطالعه کنید. اکثر قوانین تالار پذیرایی در رابطه با زمان شروع و پایان مراسم است. در خصوص هزینه هرگونه خسارت احتمالی به تالار پذیرایی و یا فسخ پیش از موعد قرارداد سوال کنید.