چطور تالار پذیرایی و برگزاری مراسم آن را به خوبی اداره کنید

تالار پذیرایی مکان انعطاف‌پذیری است که برای انواع مختلفی از وقایع و مهمانی‌ها فراهم آمده و مشتریان این تالارها معمولا از دیگر حرفه‌ها و افراد عادی تشکیل شده‌اند. یک تالار پذیرایی بسته به اندازه و ظاهر و فضای آن باید شرایط لازم برای جای دادن به گروه‌های موسیقی و عروسی را داشته باشد. صاحبان این تالارها باید برای درآمد مناسب برنامه‌ریزی داشته، بازاریابی کرده و مراسم تبلیغاتی برگزار کنند. امروزه اگر چه تعداد زیاد تالارها باعث شده است که بازار این کسب و کار متنوع باشد، اما حداقل نیازهایی وجود دارد که برای اداره یک تالار پذیرایی در هر اندازه و نوع آن ضروری است. دانستن در مورد نحوه‌ی بازگشایی و اداره‌ی یک تالار پذیرایی می‌تواند به شما کمک کند که در این بازار رقابتی موفق شده و به درآمد معقول و دلخواه مورد نظرتان دست پیدا کنید.

کسب و کار تالار پذیرایی نیاز به اخذ گواهینامه‌ها و مجوزهای محلی فراوان و متعددی دارد که قبل از بازگشایی تالار پذیرایی باید همه آن‌ها را اخذ کرده باشید. برای مثال باید برای انجام مراسم و مهمانی‌ مجوز و گواهینامه لازم را اخذ کنید. برگزاری کنسرت در تالارها به گرفتن مجوزهای مختلفی وابسته است که در آن‌ها ظرفیت قانونی و نهایی این تالارها و زمان اجرا و تداوم آن‌ها مشخص شده و زمان تعطیلی تالار پذیرایی نیز توسط ارگان‌های ذیربط مشخص می‌شود. هم‌چنین باید سرمایه‌ای هم برای خرید سیستم‌های صوتی و تصویری، نورپردازی وسیستم‌های امنیتی در نظر بگیرید. بسیاری از صاحبان تالارها ساختمان تالار پذیرایی را خریده یا اجاره می‌کنند و برخی دیگر نیز ساختمان جدید مخصوص تالار پذیرایی را با سلیقه‌ی خود می‌سازند. هر کدام از این روش‌ها را که بخواهید در پیش بگیرید باید از بانک وام گرفته یا سرمایه را به نحو دیگری تامین کنید.

 قبل از بازگشایی تالار پذیرایی باید تمامی پرسنل لازم را استخدام کنید. بسته به کاربردهای تالار پذیرایی به پرسنل مختلفی نیاز خواهید داشت. برای مثال تالارهای برگزاری کنسرت باید پرسنل امنیتی برای برقراری نظم و افراد متخصص در حوزه سیستم‌های صوتی و تصویری و سیستم‌های روشنایی و نورپردازی، مدیر ثبت قرارداد و نوبت گذاری داشته باشند. انواع غذاها، نوشیدنی‌ها و دیگر اقلام لازم به اندازه‌ی کافی در انبار تالار پذیرایی ذخیره شده باشد تا در مواقع ضروری با کمبود امکانات مواجه نشوید. کار با شرکت‌های خدمات مراسم به تعادل و تقسیم مسئولیت‌ها بین کارکنان تالار پذیرایی و سازمان دهندگان بیرونی نیاز دارد. برای مثال کارکنان تالار پذیرایی را می‌توان مسئول جمع آوری بلیط‌ها و بررسی آن‌ها بر طبق مدارک شناسایی کرد، در حالی که سازمان دهندگان بیرونی مسئول برگزاری کنسرت و خدمت رسانی به مهمانان خواهند بود. هر نوع مراسمی چالش‌های خاص و متعددی دارد که باید برای چیره شدن بر آن‌ها برنامه‌ریزی کرد. این چالش‌ها ممکن است خرابی سیستم‌ها یا قطع شدن برق باشد که باید از قبل تمهیدات لازم برای تعمیر این سیستم‌ها اندیشیده شود. در این حوزه مهارت و انعطاف پذیری حرف اول را خواهد زد.

 صاحبان کسب و کار تالار پذیرایی باید مطمئن باشند که مراسم‌های آن‌ها باید با قوانین مربوط به مزاحمت‌های صوتی، حداکثر ظرفیت و دیگر نگرانی های امنیتی و مربوط به سلامت مهمانان مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت با جریمه‌های سنگینی مواجه خواهند شد. تخلفات عمده‌ای مانند فروش نوشیدنی‌های غیر مجاز و ایجاد سر و صدا می‌تواند منجر به ابطال گواهینامه‌ها و مجوزهای کار تالارها شود. این تالارها باید تحت نظارت و بررسی مقامات آتش نشانی محلی قرار گرفته و مسئولان شهرداری نیز ساختمان را بررسی کرده و از امنیت آن اطمینان حاصل کنند. تالار پذیرایی باید حتما در خروجی اضطراری داشته و محل آن‌ها کاملاً مشخص بوده و دستورالعمل‌های لازم در معرض دید افراد قرار گیرد. بازرس‌های ویژه خطرات مربوط به آتش سوزی که ممکن است تالار پذیرایی و ساختمان‌های اطراف را درگیر کند را نیز بررسی کرده و در صورت وجود داشتن نقص یا مشکلی دستورالعمل‌های اصلاحی لازم را صادر خواهند کرد.