نکاتی که هنگام انتخاب تالار پذیرایی باید در نظر بگیرید
هنگام تدارک برای برگزاری مجالس با چالشهای بسیاری رو به رو خواهید شد. با این حال انتخاب تالار پذیرایی مناسب اصلی‌ترین چالش پیش روی شما خواهد بود. برنامه‌ریزی‌های مراسم تا حدود زیادی بستگی به تالار پذیرایی دارد که انتخاب می‌کنید. عموما افراد زمان انتخاب تالار پذیرایی نمی‌دانند که باید دنبال چه ویژگیهای باشند و همین موضوع فرایند انتخاب تالار پذیرایی را کمی اضطراب آور می‌کند.
قبل از اینکه به دنبال تالار پذیرایی بگردید باید چند چیز را کاملا مشخص کنید:
- بودجه
- تعداد مهمان و شرکت کنندگان
- نوع مراسم همایش، علمی، جشن و غیره
زمانی که بودجه، تعداد مهمان و نوع مراسم را مشخص کردید نوبت به انتخاب تالار پذیرایی می‌رسد. برای محکم‌کاری تالار پذیرایی خود را شش ماه قبل از تاریخ برگزاری مراسم رزرو کنید.
انتخاب تالار پذیرایی مناسب می‌تواند فرآیندی زمان‌بر باشد. با این حال چند راه میان‌بر برای کم کردن این زمان وجود دارد:
- مشاوره با مراکز اجاره تالار پذیرایی
- جستجوی اینترنتی تالار پذیرایی
در این قسمت ده نکته که هنگام انتخاب تالار پذیرایی باید به آن‌ها توجه کنید را خواهید خواند:
هزینه
شما باید به‌عنوان یک سازمان دهنده مراسم از محدودیت‌های بودجه آگاه باشید. شاید گزینه بهتر کاهش هزینه تالار پذیرایی باشد تا از این طریق بتوانید غذا، نوشیدنی و سرگرمیهای مراسم را بیشتر کنید. اگر تاریخ برگزاری مراسم برای‌تان مهم نیست، روزهایی را در هفته انتخاب کنید که هزینه اجاره تالار پذیرایی کم است.
محل تالار پذیرایی
انتخاب محل مناسب تالار پذیرایی بستگی به چند چیز دارد. در صورتی که مهمان‌ها از یک منطقه مشخص هستند، می‌توانید تالار پذیرایی را با درنظر گرفتن محل زندگی آن‌ها انتخاب کنید. اگر اکثر مهمان‌ها از شهر‌های دیگر برای شرکت در مراسم می‌آیند بهتر است محل برگزاری مراسم نزدیک به فرودگاه یا هتل اقامت‌شان باشد. اگر همه مهمان‌ها در یک هتل اقامت دارند، بهترین گزینه این است که مراسم مورد نظر خود را در همان هتل برگزار کنید. این کار باعث می‌شود تا مشکلاتی از قبیل پیدا نکردن آدرس و دیر رسیدن مهمانان مرتفع شود.
نمای بیرونی و دکوراسیون داخلی تالار پذیرایی
به دکوراسیون و فضای داخلی تالار پذیرایی توجه ویژه‌ای داشته باشید. دکوراسیون و فضای داخلی تالار پذیرایی چه حس و حالی به شما می‌دهد؟ اگر قصد برگزاری مراسم عروسی را دارید مطمئنا فضای داخلی تالار پذیرایی باید متفاوت از فضای داخلی مراسمی همچون همایش باشد. در صورتی که نمای تالار پذیرایی چنگی به دل نمی‌زند، می‌توانید فضای داخلی تالار پذیرایی را با دکوراسیون و تزئینات بیشتر جذاب‌تر کنید.
امکان دسترسی
امکان دسترسی به این معنی است که هر فردی مخصوصا افراد دارای ناتوانی خاص بتوانند وارد تالار پذیرایی شوند و از امکانات آن به راحتی استفاده کنند. پس قبل از انتخاب تالار پذیرایی لیست مهمان‌های خود را نگاه کنید. برای مثال اگر در لیست شما کودکان هم قرار داشتند پس باید به دنبال تالار پذیرایی باشید که حداقل چند وسیله بازی داشته باشد.
ودیعه
اکثر تالارهای پذیرایی از شما می‌خواهند که مبلغ معینی پول را به‌عنوان ودیعه به آن‌ها بدهید. بنابراین هنگام محاسبه هزینه‌های مراسم این هزینه نیز اضافه کنید.
سرویس دهی و امکانات رفاهی
علاوه بر نما و دکوراسیون داخلی مسئله مهم دیگر میزان سرویس دهی و امکانات رفاهی تالار پذیرایی است. سوالات زیر می‌تواند کمک کننده باشد:
- آیا تالار پذیرایی مورد نظر آشپزخانه دارد و می‌تواند تدارکات لازم برای مراسم را فراهم کند؟معمولا تالار پذیرایی هزینه‌ای برای استفاده از آشپزخانه دریافت نمی‌کند و فقط هزینه غذا را در نظر می‌گیرد. بعضی از تالارهای پذیرایی نیز آشپزخانه ندارند، بنابراین باید به فکر سفارش غذا از جای دیگری باشد. اکثر تالارهای پذیرایی بدون آشپزخانه با شرکت‌های خدماتی بخصوص رستواران‌ها ارتباط دارند؛ می‌توانید این شرکت‌ها را نیز برای سرویس‌دهی مدنظر قرار دهید. سطح امکانات رفاهی کم و سرویس دهی ضعیف می‌تواند تاثیر بدی بر ذهنیت مهمانان داشته باشد. بنابراین به‌دنبال تالار پذیرایی باشید که بهترین سرویس دهی و امکانات رفاهی را عرضه کند .
- آیا تالار پذیرایی مورد نظر میز، صندلی و پرده دارد؟ اگر تالار پذیرایی دارای این تجهیزات باشد می‌تواند شما را از زحمت اجاره و انتخاب و میز و صندلی هماهنگ با فضای تالار پذیرایی خلاص کند. هم‌چنین با استفاده از تالار پذیرایی که دارای میز و صندلی است در وقت و هزینه نیز صرفه‌جویی می‌کنید.
- آیا تالار پذیرایی خدمه نظافتی دارد؟ اگر جواب مثبت است پس خوشحال باشید. اکثر تالارهای پذیرایی خدمه نظافتی ندارند و لازم است یک گروه نظافتی استخدام کنید.
- آیا تالار پذیرایی مجهز به سیستم صوتی و تصویری است؟ اکثر تالارهای پذیرایی این امکانات را دارند اما بعضی دیگر نیز ندارند و باید خودتان این امکانات را اجاره کنید.
ظرفیت تالار پذیرایی
بر اساس تعداد افراد دعوت شده تالار پذیرایی با ظرفیت مناسب را انتخاب کنید. نیاز است ظرفیت تالار پذیرایی را به چند علت مدنظر قرار دهید. برای مثال تالار پذیرایی که ظرفیت آن 250 نفر است برای برگزاری مجالس 500 نفره مناسب نیست. هم‌چنین باید اصول ایمنی مانند آتش سوزی و خروج اضطراری که به ظرفیت تالار پذیرایی ارتباط دارد را مد نظر قرار دهید.
مسئلهی دیگر تعیین حداقل میزان سفارش غذا و نوشیدنی است. اگر تجربه برگزاری مجالس را دارید باید فهمیده باشید که در بعضی مواقع تعداد مهمان‌ها به دلیلی کمتر یا بیشتر از حد انتظار است. بنابراین تمام جوانب کار را درنظر بگیرید و حداقل میزان سفارش غذا و نوشیدنی را تعیین کنید.
مسئله دیگر سازماندهی مراسم هنگام حضور مهمانان است. در زمان برگزاری مجالس می‌توانید تعداد مهمان‌ها را بشمارید و متناسب با تعداد آن‌ها سرویس دهی کنید.
برنامه‌ریزی
برای انتخاب تالار پذیرایی مناسب ابتدا باید نوع فعالیت و برنامه‌های مراسم، تجهیزات و امکانات مورد نیاز و هم‌چنین انتظارات و نیازهای مهمان‌های خود را مشخص کنید. زمانی که تالار پذیرایی دلخواه‌تان را انتخاب کردید آن را به دقت بررسی کنید و ببینید تجهیزات و امکانات رفاهی آن کجا قرار دارد.
طرح و شکل فضای داخلی تالار پذیرایی نیز بسیار اهمیت دارد. برای مثال اگر نوع مراسم، همایش است تالار پذیرایی باید سن و تریبون داشته باشد.
پارکینگ
پارکینگ مسئلهی دیگری است که هنگام انتخاب تالار پذیرایی باید به آن توجه کرد. اگر تالار پذیرایی مورد نظر دارای پارکینگ باشد مزیت بسیار بزرگی است. در غیر این صورت باید ببینید که آیا در نزدیکی تالار پذیرایی پارکینگ وجود دارد یا نه. اگر تالار پذیرایی دارای پارکینگ نیست چند گزینه پیش روی خود دارید. می‌توانید پارکینگی در نزدیکی تالار پذیرایی برگزاری مراسم اجاره کنید و هزینه پارکینگ را بر عهده مهمانان بگذارید. هم‌چنین می‌توانید به مهمانان درباره‌ی عدم وجود پارکینگ پیش از شروع مراسم اطلاع دهید تا آن‌ها از تاکسی یا آژانس استفاده کنند.
ویژگی آکوستیک
آیا تا به حال در مراسمی که صدای بلندگو یا تجهیزات صوتی گوش خراش و آزار دهنده بوده شرکت کرده‌اید؟ این صدای گوش خراش به آن علت است که تالار پذیرایی آکوستیک نیست. اگر تالار پذیرایی آکوستیک باشد صدا در فضای بسته یکنواخت و به خوبی منتقل می‌شود. اگر سقف تالار پذیرایی کوتاه باشد ممکن است صدا بیش از حد بلند شنیده شود و برعکس در یک تالار پذیرایی بزرگ صدا دارای پژواک خواهد بود. در هر دو صورت کیفیت صدا پایین و آزاردهنده خواهد بود.
همان‌طور که خواندید در انتخاب تالار پذیرایی باید بسیاری از نکات و ریزهکاریها را درنظر بگیرد. با انجام آن‌چه که در مطلب بالا گفته شد می‌توانید تالار پذیرایی مناسب برگزاری مجالس خود را پیدا کنید.
منبع : Whova
