نکاتی در خصوص بررسی محموله پس از ترخیص کالا
بسیاری از تولیدکنندگان برای محموله‌های صادراتی رسید معتبر ارائه نمی‌دهند. این زمانی مشکل ساز می‌شود که دریافت کننده یا شرکت ترخیص کالا، بخواهد اثبات کند محموله کمبود دارد یا از لحاظ کیفی با استاندارد توافق شده هم‌خوانی ندارد.
گزارش ترخیص کالا
پس از ترخیص کالا، مهم است که محموله برای اطمینان از کمیت و کیفیت بررسی شود. گزارش ترخیص کالا باید بلافاصله تکمیل شده و شامل موارد زیر باشد:
- تاریخی که محموله یا خدمات ارائه شده است.
- آیا تحویل به‌موقع بوده است.
- بررسی محموله پس از ترخیص کالا از لحاظ کمی و هم‌خوان بودن مشخصات بسته‌ها با محتویات آن‌ها انجام شده است.
- آیا کیفیت مورد قبول است.
- نام کارکنانی که این بررسی را انجام داده‌اند.
این گزارش ترخیص کالا می‌تواند به حسابدار در تخمین هزینه‌های پرداختی و ثبت اطلاعات حسابداری صحیح کمک کند.
بررسی کمیت
زمان ترخیص کالا، محموله باید از لحاظ کمیت بررسی شود. کمیت به تعداد بسته‌های رسیده و میزان محتویات هر بسته اشاره دارد. اگر تعداد بسته‌ها یا تعداد محصول در هر بسته زیاد است، بررسی کامل پس از ترخیص کالا بسیار زمان‌بر خواهد بود. در چنین مواقعی باید از بررسی نمونه‌ای استفاده شود.
وزن کلی یا ابعاد فیزیکی نیز می‌تواند برای تخمین نسبی کمیت محموله استفاده شود. زمانی که مواد در بسته بندی قرار دارند، می‌توان از فروشنده خواست وزن هر بسته را روی برای ترخیص کالا آن بنویسد تا بتوان با انتخاب تصادفی چند بسته بررسی را انجام داد. اگر در زمان ترخیص کالا همه چیز درست باشد، می‌توان اعلام کرد که محموله به‌طور کامل دریافت شده است.
اگر قیمت محموله زیاد است باید شمارش فله‌ای انجام شود. گزارش دریافت باید نشان دهد شمارش چگونه انجام شده است، به معنی این‌که روش شمارش تمام و کمال، با وزن‌گیری یا نمونه‌ای بوده است.
بررسی کیفیت
مهم است که پس از ترخیص کالا، کیفیت محموله بررسی شود. اگر سلامت کامل محصول پس از ترخیص کالا مهم است، باید روی تک‌تک محصولات آزمایش انجام شود. اگر طی فرآیند تولید قادر به تشخیص محصولات معیوب هستید، فرآیند بررسی اولیه می‌تواند سطحی‌تر باشد و تنها مشکلات عمده که مانع روند تولید می‌شوند مورد بررسی قرار بگیرند. اگرچه، در برخی موارد مواد معیوب قابل تشخیص نیستند یا مشکل در تولید به علت اشتباه انسانی کارکنان است. در چنین شرایطی، بهتر است بررسی کیفیت مواد در زمان دریافت محموله و ترخیص کالا انجام شود. البته به علت زمان‌بر و هزینه‌بر بودن بررسی محموله، نیازی به بررسی تک‌تک محصولات نیست.
در عوض، می‌توان از روش نمونه‌گیری هنگام ترخیص کالا استفاده کرد. منطق پشت بررسی نمونه‌گیری این است که در محموله مواردی پیدا کنید که مشکل داشته باشند، احتمال این‌که محموله از لحاظ کیفی با استانداردهای توافق شده هم‌خوانی نداشته باشد زیاد است. از این رو، باید محصولات را از قسمت‌های مختلف محموله دریافت شده انتخاب کرد. اگر در یک بسته چندین محصول وجود دارد بهتر است یک بسته را از بالا، دیگری را از زیر و دیگری را از کنار باز کنید.
برخی شرایطی که بررسی نمونه‌گیری یا تصادفی در آن‌ها لازم است، عبارتند از:
- امکان بررسی دقیق مشکلات کل محموله در زمان ترخیص کالا ممکن نباشد. البته هیچ روش نمونه‌گیری تمام مشکلات کل محصول را نشان نمی‌دهد.
- امکان نمونه‌گیری از محصولات در زمان ترخیص کالا وجود داشته باشد.
- روش دقیقی برای قضاوت در مورد کیفیت مواد وجود داشته باشد. مأمور بازرسی هنگام ترخیص کالا باید قادر به تأیید یا رد کیفیت محصولات باشد.
فرآیند نمونه‌گیری صحیح و دقیق از محموله تا حدی پیچیده بوده و شامل بررسی نمودارها در جداول آماری است. البته یک اصل در ترخیص کالا وجود دارد و طبق آن هرچه تعداد نمونه‌ها بیشتر باشد، احتمال کشف محصولات معیوب بیشتر است.
برای نمونه، یک تولید‌کننده‌ی خاص محموله‌ای 450 قلمی دریافت می‌کند. امکان کشف عیب در طی فرآیند تولید وجود ندارد. معمولا در هر 100 قلم مذکور دو تا سه قلم معیوب وجود دارد. خریدار ممکن است 3 درصد خرابی محصول را قبول داشته باشد، اما اگر هنگام ترخیص کالا بیش از 3 درصد خرابی وجود داشته باشد، کالاها برای رفع مشکل بازگردانده می‌شوند.
اگر بین 100 بیش از 3 قلم معیوب کشف شود، احتمال این‌که خرابی بیشتر از 3 درصد باشد افزایش می‌یابد.
گزارش پرداخت
هنگام ترخیص کالا برای اطمینان از این‌که مبلغ پس از دریافت محموله و بررسی کیفیت و کمیت پرداخت می‌شود، حسابرس در زمان حسابرسی باید موارد زیر را مقایسه کند:
- سفارش خرید
- گزارش دریافت
- فهرست بسته‌بندی
- فاکتو فروشنده
پیگیری‌های بعدی
فرآیند خرید محصول نیازمند ارزیابی بعدی فراهم‌کنندگان و حتی خریدهای انفرادی است. باید مشخص شود هدف از خرید برآورده شده یا خیر و آیا بهترین کیفیت و بهترین قیمت و خدمات دریافت شده است؟ آیا فراهم‌کننده محصول را به‌موقع و با کیفیت توافق شده ارائه کرده است؟ آیا ملاحظاتی وجود داشته که در طی خرید فراموش شده باشد؟ آیا مناسب‌ترین میزان خریداری شده است؟ این‌ها برخی از سؤالاتی است که در زمان خرید باید به آن‌ها توجه داشته باشید. پاسخ به این سؤالات به بهبود خرید در آینده و ترخیص کالا سریع‌تر و بهتر کمک می‌کند.
منبع : Bizmove
