چطور یک تالار پذیرایی بدون نقص برای مراسم عروسی انتخاب کنیم
بسیاری از زوجین برنامه ریزی برای مراسم عروسی خود را با انتخاب تالار پذیرایی شروع می‌کنند. این کار مهم‌ترین و سخت‌ترین مرحله از معمای پیچیده برنامه‌ریزی برای مراسم عروسی به شمار می‌آید و این کار ممکن است از هر کار دیگری سخت‌تر باشد.
در نهایت تالار پذیرایی باید مورد رضایت شما وهمسرتان باشد و تجربه‌ای خاطره انگیز را برای خودتان و مهمانان‌تان رقم بزند. برای مثال تصور کنید که قرار است یک مراسم شام را برای 100 نفر از دوستان نزدیک خود برگزار کنید. آیا می‌خواهید مراسم باشکوه باشد؟ ساده؟ عاشقانه؟ یا همه آن‌ها با هم؟
به هرحال رویای عروسی شما هر چه که باشد شما دوست دارید تالار پذیرایی را انتخاب کنید که با آرزوها و دیدگاه‌های شما متناسب باشد. فقط هنگامی که به دنبال یک تالار پذیرایی خوب و مناسب می‌گردید، باید بدانید که مراسم عروسی در این تالارها بسیار جالب است و برنامه‌ریزی برای مراسم عروسی نیز خود کار لذت بخشی است. بنابراین آرام باشید و یک لیوان نوشیدنی خنک بنوشید و دراز بکشید و به افراد حرفه‌ای در زمینه‌ی مراسم عروسی اجازه دهید تا در برنامه‌ریزی عروسی به شما کمک کنند. حالا به پاسخ این سوال می‌پردازیم که چطور یک تالار پذیرایی عالی انتخاب کنیم؟
بودجه خود را تعیین کنید
تصمیم‌گیری در مورد بودجه‌ی عروسی مرحله‌ی اول است زیرا تمامی تصمیم‌های دیگر به آن وابسته خواهند بود.
- واقع بین باشید: یادتان هست در سریال «دوستان» (Friends) مونیکا از دوران کودکی برای عروسی خود برنامه‌ریزی کرده بود؟ اما دریافت که پدرش هزینه عروسی او را برای خرید خانه ساحلی هزینه کرده است. طرفداران این سریال به یاد دارند که وی برای مراسم عروسی خود دو برنامه به نام‌های برنامه الف و برنامه ب پیش بینی کرده بود. بعضی اوقات عروسی که رویای آن را می‌بینید با بودجه‌ی شما همخوانی ندارد و از پس هزینه آن بر نخواهید آمد. البته نباید این موضوع شما را نگران کنید. رویای شما هر چه که باشد و خواه با ماشین لوکس یا کالسکه برای ورود به تالار پذیرایی وارد شوید یا خواننده‌ی مشهوری را برای مراسم عروسی خود دعوت کنید، باید بدانید که ایده‌ی شما برای عروسی‌تان باید از لحاظ مالی واقع گرایانه بوده و با بودجه‌ای که از قبل تعیین کرده‌اید همخوانی داشته باشد.
- کمی پول اضافه نیز برای هزینه‌های پیش‌بینی نشده کنار بگذارید. به نفع‌تان است که مقدار کمی بودجه اضافه کنار بگذارید. بهتر است بعد از تعیین مقدار بودجه مبلغی به اندازه 10 درصد بودجه‌ی در نظر گرفته شده را نیز برای هزینه‌های غیرمنتظره به آن اضافه کنید. ممکن است کیک عروسی شما خراب شود یا در اقلام پذیرایی کم بیاورید، یا حتی برای خرید لباس عروس دچار مشکل شوید. پس داشتن مقداری پول اضافه در دست می‌تواند در مواقع اضطراری حتی در لحظات آخر عروسی نیز لازم باشد. اضافه آمدن مقداری از بودجه‌ی عروسی در روزهای ابتدایی بعد از عروسی نیز خیال شما را راحت خواهد کرد. البته تعیین مقدار بودجه اضافی بر عهده‌ی شما خواهد بود، ولی بهتر است خساست به خرج ندهید.
عدد نهایی بودجه هر چقدر که باشد، تعیین مقدار آن یکی از مهم‌ترین فاکتورها در تصمیم‌گیری در مورد دیگر جنبه‌های مراسم عروسی خواهد بود. به طور متوسط، روز عروسی خود بیش از 75 درصد هزینه کلی عروسی را به خود اختصاص خواهد داد. این هزینه، هزینه‌های مراسم در تالار پذیرایی، غذا، برنامه‌های مفرح، نوشیدنی‌ها، دکور و دیگر موارد را شامل خواهد شد.
تحقیق کنید
بدون شک ساعت‌ها یا حتی روزها و ماه‌ها را به جستجو و انتخاب یک تالار پذیرایی خوب اختصاص خواهید داد. ممکن است این کار را از طریق اینترنت و به صورت آنلاین انجام داده و حتی یک بار هم به طور حضوری از این مراکز دیدن نکنید. چنین کاری بسیار هوشمندانه خواهد بود و در نهایت در وقت شما صرفه جویی خواهد شد.
اما باید بدانید که اینترنت هم می‌تواند یک نعمت باشد و هم یک نفرین. اطلاعات بسیار زیادی در اینترنت وجود دارد که مقدار آن برای شما قابل تصور نیست و شما با استفاده از این اطلاعات بیشمار می‌توانید تعداد تالارهای پذیرایی که با دیدگاه، آرزوها و البته بودجه‌ی شما همخوانی دارند را به تعداد اندکی برسانید و از بین آن‌ها یکی را به‌عنوان گزینه‌ی نهایی انتخاب کنید. اما در عین حال اینترنت می‌تواند با اطلاعات فراوان خود شما را گیج و سردر گم کند.
بنابراین قبل از این‌که برای کسب اطلاعات در مورد تالارهای پذیرایی به اینترنت مراجعه کنید، با همسر آینده‌ی خود در مورد انتظارات خود از روز عروسی و تالار پذیرایی که قصد برگزاری مراسم در آن را دارید مشورت کنید و نظر او را نیز جویا شوید. آیا می‌خواهید تمامی جزئیات کوچک و بزرگ مربوط به مراسم عروسی را خودتان برنامه‌ریزی و هماهنگ کنید (اجاره میز و صندلی و لباس عروس و غیره)؟ یا می‌خواهید تالار پذیرایی را انتخاب کنید که خود تمامی این گزینه‌ها را داشته باشد؟ آیا می‌خواهید از آشپز مخصوصی که خود سراغ دارید برای تهیه غذای عروسی استفاده کنید؟ یا ترجیح می‌دهید این کار را نیز به تالار پذیرایی مورد نظر واگذار کنید؟ آیا از قبل در مورد دفتر ثبت ازدواج یا مکان خاصی برای انجام مراسم عقد فکر کرده‌اید؟ یا می‌خواهید تالار پذیرایی را انتخاب کنید که بتوانید مراسم عقد و عروسی و پذیرایی را در آن انجام دهید و این تالار پذیرایی امکانات لازم برای همه این مراسم را داشته باشد؟
دانستن جواب این سوالات از قبل می‌تواند تمامی فرآیند جستجو و تحقیق را برای شما آسان‌تر کرده و باعث شود نتایج بهتر و مرتبط‌تری را بدست آورید. علاوه بر این در فضای اینترنت می‌توانید تالارهای پذیرایی مراسم عروسی را بر اساس قیمت، ظرفیت مهمان، مکان و امکانات دسته بندی و فیلتر کنید و تصاویری از این تالارها را همراه با اطلاعات پایه در مورد آن‌ها ببینید.
فهرست انتظارات خود را ارجحیت بندی کنید
در مورد مراسم عروسی مهم‌ترین عناصر چه خواهند بود؟ نوع غذای مورد نظر شما چه خواهد بود؟ مکانی که دوست دارید مراسم عروسی شما در آنجا برگزار شود کجا خواهد بود؟ ظرفیت مورد نظر شما چقدر است؟ آیا تاریخ برگزاری مراسم را تعیین کرده‌اید؟ آیا بودجه‌ی خود را مشخص کرده‌اید؟ تعیین کردن مواردی که شما قصد انجام آن‌ها را ندارید می‌تواند به شما کمک کند که سریع‌تر و بهتر آماده شوید و در صورت امکان تمهیدات قبلی را تغییر دهید.
برای مثال اگر در مورد تاریخ برگزاری مراسم عروسی انعطاف‌پذیر هستید، باید بدانید که بسیاری از تالارهای پذیرایی شنبه یا در روزها و ماه‌های خلوت سال قیمت‌های پایین‌تر و تخفیفات بیشتری به مشتریان خود ارائه می‌دهند. برای مثال برای تاریخ عروسی می‌توانید دو تاریخ انتخاب کنید که در صورت لزوم و در صورت اتفاقی غیر مترقبه بتوانید تاریخ مراسم عروسی را تاریخ دهید. به یاد داشته باشید که از قبل مسئول تالار پذیرایی را در جریان این موضوع قرار دهید.
هم‌چنین قبل از جستجو برای انتخاب تالار پذیرایی باید تعداد و لیست مهمانان را تهیه کنید. به یاد داشته باشید که حتما ظرفیت تالارهای انتخابی را بررسی کنید. برای مثال اگر قرار است 400 مهمان را به مراسم خود دعوت کنید دیگر نباید سراغ تالارهایی بروید که گنجایش آن‌ها از این مقدار کمتر است.
نکته‌ی مهم دیگر این است که بودجه‌ی شما تعداد مهمانانی که به مراسم عروسی خود دعوت می‌کنید را تحت تاثیر قرار خواهد داد. بسیاری از تالارهای پذیرایی هزینه و قیمت خدمات خود را بر اساس تعداد مهمانان تعیین می‌کنند. بنابراین اگر تالار پذیرایی شماره یک شما با توجه به بودجه‌ای که تعیین کرده‌اید برای شما هزینه‌ی قابل توجهی دارد، باید تصمیمات سختی بگیرید و تعداد مهمان‌ها را کاهش دهید. البته توجه داشته باشید که معمولا 20 درصد از مهمانان در مراسم حضور نخواهند یافت و این بدین معنی است که اگر برای 100 نفر مهمان برنامه ریزی و بودجه بندی کرده‌اید، می‌توانید تا 120 نفر را به مراسم دعوت کنید زیرا معمولا تنها 80 درصد از مهمانان در مراسم شرکت خواهند کرد.
تالارهای پذیرایی را با هم مقایسه کنید
وقتی که فهرست تالارهای پذیرایی مورد نظر خود را تعیین و آماده کردید، باید تمامی هزینه‌های آن‌ها را در نظر گرفته و از آن‌ها در مورد هزینه‌های اضافی مانند ارزش افزوده یا مالیات سوال کنید زیرا این هزینه‌ها می‌توانند هزینه‌ی کلی شما را افزایش دهند.
به یاد داشته باشید که در هنگام پرسش از مسئولان تالارها در مورد هزینه‌ها کاملا حواستان جمع بوده و همه چیز را یادداشت کنید و بدانید که چه خدماتی ارائه می‌دهند و چه خدماتی ارائه نمی‌دهند. برای مثال آیا شما باید هزینه‌ای بابت نظافت تالار پذیرایی بپردازید یا خیر؟ آیا اگر بخواهید پرده‌ها یا پارچه روی میزهای تالار پذیرایی رنگ دیگری باشد، باید هزینه‌ی بیشتری پرداخت کنید؟ آیا برای فرش کردن مسیر راه رفتن عروس و داماد در تالار پذیرایی باید هزینه جداگانه‌ای بپردازید؟ آیا باید قسمتی از خدمات و کارها را خودتان به عهده بگیرید؟ مسئولیت این گونه هزینه‌ها را باید در صحبت‌های خود با مسئول تالار پذیرایی مشخص کنید.
اگر می‌خواهید دو یا چند تالار پذیرایی را با هم مقایسه کنید، بهتر است که آن‌ها را بر اساس آیتم‌های مشابه برای مثال مدت زمان در اختیار داشتن تالار پذیرایی، انواع غذاها و نوشیدنی‌ها و خدمات ویژه مقایسه کنید تا انتخاب هوشمندانه و آگاهانه‌ای داشته باشید و بعداً از دیدن هزینه‌های مراسم یا خدماتی که ارائه شده و یا ارائه نشده است تعجب نکنید.
برخی از تالارهای پذیرایی بسته‌های کاملی را ارائه می‌دهند که همه موارد را در برمی‌گیرد. برای مثال غذا و نوشیدنی و مسائل مربوط به موسیقی و سرگرم کردن مهمانان. چنین خدمات ترکیبی و کاملی به شما کمک می‌کند که در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کرده و کمتر وقت و انرژی مصرف کنید، زیرا مسئولین تالار پذیرایی همه موارد مورد نیاز برای یک مراسم عروسی آبرومندانه و عالی را از قبل برنامه‌ریزی کرده و اجرا خواهند کرد.
برای دیدار حضوری از تالارهای عروسی که انتخاب کرده‌اید اقدام کنید
اکنون که بودجه و تعداد مهمانان خود را تعیین کرده و وظیفه خود را در این مورد به خوبی انجام داده‌اید، زمان آن رسیده که از تالارهای پذیرایی مراسم عروسی که به نظرتان مناسب می‌رسند دیدن کنید. دیدن این تالارها و بررسی امکانات و شرایط آن‌ها ممکن است از چند روز تا چند هفته به طول بیانجامد که این موضوع به تعداد تالارهایی که می‌خواهید از آن‌ها دیدن کنید بستگی دارد.
علاوه بر این، این زمان به تعداد افرادی که در این بازدیدها شما را همراهی می‌کنند نیز بستگی خواهد داشت. برای صرفه‌جویی در وقت و جلوگیری از تداخل قرارها بهتر است ابتدا فقط شما و همسرتان از تالارهای عروسی بالقوه دیدن کنید. برای بار دوم می‌توانید والدین یا دوستان و آشنایان‌تان را با خود ببرید. البته باید توجه داشته باشید که لازم نیست برای همه‌ی تالارها این افراد را در کنار خود داشته باشید و تنها برای دو یا سه تالار پذیرایی که از بقیه بیشتر نظر شما را جلب کرده‌اند این افراد را با خود ببرید تا در انتخاب تالار پذیرایی نهایی به شما کمک کنند. به یاد داشته باشید که مراسم پذیرایی متعلق به شما و همسرتان خواهد بود و تصمیم شما حرف‌نهایی خواهد بود. بدین معنی که اگر والدین شما نیز قرار است مقداری از هزینه‌ی مراسم عروسی یا تمام آن را پرداخت کنند، می‌توانند در انتخاب تالار پذیرایی مراسم عروسی نیز نظر داده و دخالت کنند.
گرفتن تصمیمی مهم
نگذارید مسئول تالار پذیرایی شما را تحت تاثیر قرار دهد. انتخاب کردن تالار پذیرایی چنان تصمیم مهمی است که شما باید سعی کنید بعد از در نظر گرفتن تمامی جوانب بهترین انتخاب را داشته باشید. مراسم برگزار شده در تالار پذیرایی مهم‌ترین بخش از مراسم عروسی خواهد بود و بیشترین سهم از بودجه‌ی عروسی را نیز به خود اختصاص خواهد داد. بنابراین عجله نکنید و برای آن وقت بگذارید.
البته نباید زمان خود را برای دیدار از 40 تالار پذیرایی مختلف و متفاوت تلف کنید. باید در حد امکان تالارهای پذیرایی مورد نظرتان را به تعداد کمتری کاهش دهید. ممکن است تنها 10 مورد از آن‌ها با بودجه، خواسته‌های شما یا تاریخی که شما برای برگزاری مراسم عروسی تعیین کرده‌اید هماهنگی و مطابقت داشته باشند.
اگر از راه دور برای مراسم عروسی خود برنامه‌ریزی کرده و قصد دارید تالار پذیرایی انتخاب کنید، نگران نباشید زیرا بسیاری از تالارهای عروسی امکاناتی دارند که می‌توانند حتی از راه دور و از طریق اینترنت نیز شما را به یک «تور مجازی» برده و بتوانید به صورت مجازی از امکانات آن‌ها دیدن کنید. برای مثال از طریق برنامه‌هایی مانند اسکایپ یا فیس تایم.
ما به شما توصیه می‌کنیم که در هر روز به دیدن بیش از 2 یا حداکثر 3 تالار پذیرایی نروید. اگر در هر روز از تعداد بیشتری تالار پذیرایی دیدن کنید، کاملا دچار سردرگمی شده و نمی‌دانید کدام تالار پذیرایی چه امکاناتی داشته است. اگر مسئول تالار پذیرایی اجازه داد، می‌توانید از تالارهایی که دیدن می‌کنید تصاویری بگیرید که به شما کمک خواهد کرد ویژگی‌های اصلی و مناسب هر کدام را به راحتی به خاطر بیاورید و در به یاد آوردن هر کدام دچار اشتباه نشوید.
ارتباطات کلید حل مشکلات است
معمولا شما دستکم یک بار قبل از مراجعه حضوری به یک تالار پذیرایی با مسئول آن صحبت کرده‌اید. آیا او به سوالات شما به موقع جواب داده است؟ آیا از جواب دادن به سوالات شما راضی بوده و با خرسندی تمام این کار را کرده است؟ آیا او کسی است که در صورت موافقت و تایید تالار پذیرایی با او قرارداد خواهید بست؟ اگر مطمئن نیستید بهتر است از او سوال کنید. آیا دوست دارید بعد از اتمام مراسم باز هم با این شخص ارتباط داشته باشید؟
در حین بازدید از تالار از پرسیدن سوال نترسید و هر آن‌چه که نمی‌دانید و لازم است بدانید را از مسئول آن بپرسید. چیزی به اسم سوال احمقانه یا سوال زیادی در این مورد وجود ندارد. ممکن است یادداشت کردن پاسخ‌های مسئول تالار پذیرایی یا حس شما نسبت به تالار پذیرایی و کارکنان آن در زمان حضور در تالار پذیرایی کمک بزرگی به شما در تصمیم گیری باشد. احساس شما موقعی که از درب تالار پذیرایی وارد شدید چه بود؟ آیا مسئول هماهنگی تالار پذیرایی خیال شما را از بابت عالی برگزار شدن مراسم راحت کرد؟ آیا شما در تالار پذیرایی احساس آرامش و راحتی کردید؟ آیا دوستان و عزیزان شما نیز احساس خوبی نسبت به تالار و پرسنل آن داشتند؟
انتخاب تالار پذیرایی تا حدود زیادی شبیه انتخاب لباس عروس خواهد بود. اگر انتخاب خوبی کرده باشید خیلی سریع متوجه خواهید شد. حتی اگر اولین تالاری باشد که به آن مراجعه می‌کنید نیز ممکن است همانی باشد که به آن نیاز دارید و در این صورت بهترین انتخاب برای شما خواهد بود.
تالار پذیرایی مورد نظر خود را انتخاب کنید
هیچ زمان خاصی برای شروع برنامه‌ریزی برای عروسی و انتخاب تالار پذیرایی مراسم عروسی وجود ندارد. برخی زوجین برنامه‌ریزی برای عروسی و انتخاب تالار پذیرایی را از یک سال قبل از مراسم عروسی شروع می‌کنند و برخی دیگر تنها چند هفته قبل از مراسم عروسی تالار را انتخاب می‌کنند. اما معمولا این زمان 6 ماه تا یک سال قبل از زمان برگزاری مراسم عروسی خواهد بود.
به یاد داشته باشید که زمان عروسی شما یکی از مهم‌ترین فاکتورها در تعیین تالار پذیرایی خواهد بود. برای مثال در ایام تابستان یا در ماه‌های خاصی معمولا تالارها شلوغ بوده و پیدا کردن تالار دشوار خواهد بود. بنابراین اگر در مورد تاریخ برگزاری مراسم عروسی خود عجله ندارید، می‌توانید وقت بیشتری را به تحقیق در مورد تالارها و عقد قرارداد با تالار پذیرایی مورد نظر خود اختصاص دهید. اگر تنها یک تاریخ را برای عروسی خود مد نظر دارید، باید هر چه زودتر برای بررسی تالارهای مراسم عروسی اقدام کنید و مطمئنا انتخاب‌های کمتری خواهید داشت.
هنگامی که حس کردید برای تصمیم گیری آماده هستید، با مسئول هماهنگ کننده تالار پذیرایی مورد نظر تماس گرفته و برای عقد قرارداد با وی زمانی را تعیین کنید. هنگام امضا کردن قرارداد باید نسخه‌ی چاپی آن را با دقت بخوانید. آیا آن‌ها محدودیت‌هایی را در قرارداد با شما اعمال کرده اند؟ آخرین مهلت پرداخت هزینه چه زمانی خواهد بود؟ پیش پرداخت چه مبلغی خواهد بود؟ تمامی این موارد باید در متن قرارداد مشخص شده باشند و باید کاملا بدانید که چه چیزی را امضا می‌کنید. مسئول هماهنگ کننده تالار پذیرایی نیز باید در هنگام عقد قرارداد حضور داشته و به سوالات و ابهامات شما پاسخ بدهد.
در برنامه‌ریزی برای مراسم لازم نیست که حتما استرس داشته باشید. لازم است بدانید که علی رغم تمامی این مسئولیت‌ها، برنامه‌ریزی برای مراسم عروسی کار لذت بخشی خواهد بود. پس از این کار لذت ببرید و از مشورت با افراد حرفه‌ای در این حوزه غافل نشوید.
منبع : Lanavona
