نکاتی در خصوص مدیریت و تشریفات مراسم
کار تشریفات و مدیریت رویداد شوخی نیست. این کار به برنامهریزی و هماهنگی‌های بسیاری نیاز دارد. اگر شما هم در کار تشریفات هستید، ممکن است تلاش بسیاری کرده باشید اما به‌نحوی موفق نشده‌اید نتیجه دلخواه را کسب کنید. اگر این‌طور است، پس نکات مدیریتی زیر می‌تواند برای موفقیت در کار تشریفات راه‌گشا باشد.
برنامهریزی و هماهنگی
برنامهریزی و هماهنگی، شالوده کار تشریفات موفق است. باید تمامی جنبه‌های مختلف کار از قبیل چه‌چیزی، چه‌کسی، چرا، کجا و چه هنگام را درنظر بگیرید. هنگام برنامهریزی اهداف و انتظارات واقع‌بینانه داشته باشید اما درعین حال اهداف تجربی را نیز درنظر بگیرید. برای شروع باید:
- برای تنظیم جدول زمان‌بندی و آماده‌سازی برنامه زمانی، تیم خوبی متشکل از اعضا با مهارت‌ها و قابلیت‌های متفاوت تشکیل دهید.
- انتظارات و توقعات مشتری را بدانید و مخاطب مورد نظر را شناسایی کنید.
- برآورد هزینه کرده و بودجه را فراهم کنید.
- دعوت‌نامه‌ای آماده کرده و لیستی از برنامه‌های مورد نظر تهیه کنید.
- برای هر یک از فعالیت‌ها یک مهلت خاص مشخص کنید.
- به‌منظور حصول اطمینان از این‌که کارها طبق برنامه زمان‌بندی پیش می‌رود، مرتبا در حال هماهنگی باشید.
شروع کنید
این‌جا زمانی است که باید شور و هیجان را وارد بسیاری از ایده‌های خود کنید. این مرحله بسیار حیاتی و مهم است و باید موارد ضروری و کلیدی تشریفات، ازقبیل تاریخ، محل برگزاری و سخنران مراسم را تائید کنید. در این مرحله باید:
- برای تائید بودجه اقدام کنید.
- در رسانه‌های جمعی نظیر سایت‌های توییتر، فیس‌بوک و اینستاگرام،کمپین‌های بازرایابی راه بیندازید.
- رویدادها و مراسم را ازطریق اطلاع‌رسانی به رسانه‌ها، آماده‌سازی بروشور و ارسال ایمیل تبلیغ کرده و بازاریابی کنید.
- درطول مراسم (با ارسال آخرین اخبار مراسم به رسانه‌های اجتماعی)شرکت‌کنندگان را سرگرم کنید.
- با تیم خود هماهنگ باشید و مطمئن شوید همه چیز درست انجام می‌شود.
- سفرها و اقدامات حمل و نقل را برنامهریزی کنید.
- به‌دنبال گرفتن مجوزهای خاصی از نهادهای حاکم محلی باشید.
از 24 تا 36 ساعت قبل از مراسم کار را شروع کنید
اگر از این محدوده‌ی زمانی که برای انجام کار تشریفات در اختیار دارید را به‌درستی بهره ببرید، کار موفقی خواهید داشت. اجرای برنامه‌های خود را اندازه‌گیری کرده، با تمامی سهام‌داران، اسپانسرها، سخنرانان، میهمانان و اعضای تیم خود هماهنگ باشید. تائیدیه‌ی نهایی را از متصدی پذیرایی، مسئول آتش‌بازی، دکوراسیون و دیگر موارد را بگیرید. قبل از 24 تا 36 ساعت :
- لیست مدعوین و میهمانان را تهیه کنید.
- لیستی از لوازم و ملزومات میزها ازقبیل خودکار، نوت‌پد، بروشور و بطری آب تهیه کنید.
- مطمئن شوید که تمامی کارها، از جمله هماهنگی‌های حمل و نقل، به موقع و سروقت انجام شوند.
- حتما مراسم را به افراد VIP (بسیار مهم)، یادآوری کنید و برای راهنمایی آن‌ها به درون محل برگزاری، نیروهایی را مشخص کنید.
- تمامی تنظیمات و ترتیب برنامه‌ها از جمله روشنایی، دکوراسیون و منتخبان داوطلب را تائید نهایی کنید.
- برای تشریفات یک برنامه دقیق لحظه به لحظه بنویسید.
چگونه در روز پایانی همه چیز را مدیریت کنید
پس از تمامی کارهای سختی که انجام داده‌اید، مسلما برای شروع مراسم دلهره و اضطراب دارید. این درست زمانی است که باید از صحت عملکرد تمامی بخش‌های مراسم اطمینان حاصل کنید. در روز مراسم باید:
- ساعت‌ها پیش از شروع مراسم، همراه با تیم خود و داوطلبین به محل برگزاری مراسم بروید.
- بررسی کنید که همه‌ی لوازم الکترونیکی از جمله میکروفون‌ها، چراغ‌ها، بلندگو و غیره درست کار کنند.
- یک میز پذیرش و اطلاعات زیبا درست کنید.
- جایی را برای نصب بنرهای تبلیغاتی اسپانسرها اختصاص دهید.
- اطمینان حاصل کنید که مسئول پذیرایی و میزبانی، درباره‌ی میهمانان VIP توجیه هستند و آن‌ها را می‌شناسند.
- یک عکاس متعهد استخدام کنید تا تمامی لحظات، بنرهای تبلیغاتی و افراد مهم را ثبت کند.
- مقدار و مکان غذاها، آب، گل و دیگر موارد را تائید کنید.
از این تجربه درس بگیرید
با تمام شدن مراسم، تقدیر و تشکر فراوانی جهت تلاش‌های خود دریافت خواهید کرد اما شما به این فکر می‌کنید که هنوز هم در خیلی از موارد جای پیشرفت وجود دارد. بنابراین بعد از اجرای مراسم، باید از شرکت‌کنندگان اطلاعات مفیدی کسب کنید. به این منظور می‌توانید برای آن‌ها فرم‌های فیس‌بوکی بفرستید، بازخوردها را گردآوری کرده، واکنش‌های شرکت کنندگان را درک کنید، انتظارات و توقعات و تاثیر تشریفات و برگزاری مراسم را بسنجید. به این صورت اطلاعات ارزشمندی برای ارتقای مهارت‌های مدیریتی خود دریافت کرده و مراسم‌های آینده را براساس بازخوردهای دریافتی برگزار کنید.
کاار تشریفات مراسم، یکی از مشاغلی است که به‌هیچ عنوان نمی‌توان شکست را در آن مخفی کرد. اهمیتی ندارد که چه اندازه تجربه‌ی مدیریتی یا اعتماد به نفس دارید، ضعف در هریک از موارد فوق‌الذکر می‌تواند موقعیت ناخوشایندی را رقم بزند. برای جلوگیری از بروز اشتباه، می‌توانید برای خود یک دستیار انتخاب کنید. پس نکات ذکر شده را به‌خاطر داشته باشید و از بروز هرگونه شک و مشکلی در مراسم جلوگیری کنید.
منبع : Evvnt
